Mise en place d’un dispositif en conformité
Notre approche pragmatique vous garantit une application efficace de votre stratégie de conformité, qu’il s’agisse d’une implémentation totale ou partielle.
Nous nous engageons à obtenir des résultats concrets, des livrables attendus et la mise en œuvre effective de ces règles au sein de votre organisation.
Mise en place d’un dispositif en conformité
Notre approche pragmatique vous garantit une application efficace de votre stratégie de conformité, qu’il s’agisse d’une implémentation totale ou partielle.
Nous nous engageons à obtenir des résultats concrets, des livrables attendus et la mise en œuvre effective de ces règles au sein de votre organisation.
Concentrez votre énergie sur la façon la plus simple de respecter vos engagements
Vous avez pris conscience de l’importance et de l’urgence de la construction de votre dispositif de conformité. Vous êtes déjà bien engagé ou vous avez tout à faire et vous ne savez pas par quoi commencer, tant la tâche est ardue.
A ce stade, certains assureurs vous ont déjà contacté et vous ont demandé de leur communiquer un certain nombre de documents. A titre indicatif, le cumul des livrables attendus sur EDI Conformité et la plateforme d’une association d’auto-régulation approche 50 documents. Certains sont très standards et sont réalisés facilement, d’autres sont spécifiques à votre organisation et votre activité.
A votre demande, nous prenons en charge la mise en œuvre complète ou partielle de votre dispositif de conformité.
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Nous avons élaboré une méthodologie facilitante, comme un fil conducteur pour mettre en cohérence un dispositif de conformité avec votre organisation et votre façon de travailler. En particulier, nous prenons le temps de cadrer les fondamentaux avec vous, pour faciliter la prise de décision, garder le cap et éviter la mise en place d’une usine à gaz.
Notre force : Nous sommes en mesure de vous représenter auprès de vos éditeurs de logiciels, pour organiser concrètement les évolutions en matière réglementaire.
Tous nos livrables sont modifiables. A tout moment, vous pouvez décider de poursuivre votre démarche en toute autonomie.
A la carte, 4 axes déterminants dans votre dispositif de conformité :
Définir
Certains préfèrent éviter cette étape car elle n’est pas assez concrète ou opérationnelle. Elle est pourtant décisive car elle permet d’aligner toutes les parties prenantes sur l’effort à faire en matière de conformité. Elle vous aide à communiquer sur les raisons pour lesquelles vous engagez cette démarche aujourd’hui.
- Définir votre ambition et votre stratégie en matière de conformité. Une date cible, un niveau d’exigence et/ou un niveau de risque, un périmètre fonctionnel. Votre stratégie doit être conforme à votre raison d’être et votre position dans la chaîne de valeur.
- Définir les principes fondamentaux : des lois simples sur lesquelles décliner les procédures naturellement et logiquement. Cette précaution permet à chaque collaborateur de s’approprier le dispositif rapidement et de réagir en cas d’incident
- Définir votre organisation en matière de conformité : Les différents collaborateurs en responsabilité
- Définir le système de pilotage : les outils de communication, les ressources attribuées à la construction de ce dispositif
Communiquer
La communication rend vos efforts visibles car il ne suffit pas d’être conforme, il faut pouvoir tracer vos actions de contrôle.
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- Construire la base de connaissance pour les collaborateurs
- Enregistrer les documents réglementaires sur les plateformes de communication institutionnelles ,destinées aux partenaires assureurs et associations (auto-régulation, questionnaires conformité, etc.)
Appliquer
Cette étape très dynamique fait l’objet d’allers et retours entre la théorie et la pratique, la réalité du terrain. Elle nécessite de l’énergie sur une durée allant de 9 mois à 2 ans.
- Décliner les procédures liées à la conformité et le planning de mise en œuvre
- Partager les procédures de gestion et de contrôle interne,
- Paramétrer les logiciels de gestion
- Construire la base de connaissance
- Construire les supports de pilotage
Former
Cette étape fait partie des obligations de conformité. Dans le cadre de notre méthodologie qui associe les collaborateurs très tôt dans le projet, c’est presqu’une formalité.
- Rendre les collaborateurs opérationnels suite aux évolutions des processus de gestion
- Vérifier régulièrement la connaissance des collaborateurs et identifier les besoins en formation en utilisant des techniques efficaces d’apprentissage, ludiques et peu chronophages
- Identifier des formations éligibles DDA pour vos collaborateurs